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1、函的一般格式主要包括：标题、主送单位、正文、落款与时间。

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2、标题函的标题是全要素标题，即包括发文单位、事由及文种。

3、其中事由应是对正文主要内容的标准而精炼的概括。

4、正文函的正文是文件的主要部分。

5、强调就事论事，应直陈其事。

6、第一部分是叙述事项，第二部分说明希望和要求。

7、去函的正文先写商洽、请求、询问或告知的事项，然后提出希望、请求或要求。

8、最后明确提出“以上意见可否，请函复”，“敬请函复”，“特此函告”等。

9、“事项”部分基本是叙述和说明的写法，是什么就写什么，应简单扼要，又要交待清楚。

10、“要求”部分可多可少，如果事项很简单，而且没有过多要求就同事项写在一起，一气呵成；如果事项复杂些，或要求多些可以单列一段来写，甚至分条列项来写，而且无论是哪一种内容，也不论是对哪一级，要求的口气都是谦和的。

11、复函正文的一般结构是：先引述来函，可引来函的文件名称、发文字号、主要内容。

12、如“贵厂×字×号文悉”这样的格式，也可以直接写“电悉”“函悉”，然后写答复的主要事项，所答复的内容要围绕来函，要准确表达本机关的意见，态度要鲜明。

13、复函的结尾一般可写上“此复”“特此函复”等话语。

14、在复函中要针对来函中提出的问题予以答复：同意或不同意，同意将怎么办；不同意是什么原因或应该怎么办，不应该怎么办等。

15、文中用语应言简意赅。

16、落款与日期函的正文写完之后，最后要有签署和日期，并要加盖公章。